Tekst Ontwapenen®

In de manier waarop wij spreken en teksten schrijven zitten, veelal onbedoeld en onbewust, allerlei dingen

die de luisteraar/lezer in verwarring kunnen brengen, zoals onduidelijkheden, oordelen, aannames en beschuldigingen.

Speeches, brieven, aanmaningen, circulaires, folders, jaarverslagen en dergelijke, zijn vaak in zodanig

bewoordingen opgesteld, dat het de luisteraar/lezer eerder afstoot om te luisteren, snel te betalen, een

product te testen of aan een verzoek te voldoen, dan dat het hen er toe aanspoort. Door de onduidelijkheden, oordelen, aannames en beschuldigingen er uit te halen, dus door ze te ´ontwapenen´ wordt de kans op acceptatie van de boodschap door de lezer(s) en/of luisteraars vergroot.

Taalgebruik

Wij zijn gewend aan taalgebruik dat wij enerzijds als normaal ervaren terwijl het anderzijds vaak een bron

van ergernis, irritatie en weerstand vormt, wat in het communicatieproces contraproductief werkt. Zo zeggen we bijvoorbeeld: ‘hoe oud ben je’, of ‘je bent te laat’. Oud en laat kunnen klinken als een oordeel, maar meestal zijn we ons dat niet bewust omdat het zo ingeslepen is.

Ook zijn we gewend statische taal te gebruiken. De woorden geven dan een feit weer, terwijl het gaat om

een persoonlijke beleving. In dat geval is er geen ruimte voor eigenheid in de vorm van een andere

gedachte, beleving of mening. ‘Het is zo’ of ‘jij bent zo weinig flexibel’ geven de ander geen ruimte voor een eigen beleving en/of mening. Ontwapend is het: ‘volgens mij is het zo’ en ‘ik ervaar jou als weinig flexibel’.

De dienst

Teksten worden door ons ‘ontwapend’ en wij doen suggesties voor alternatieven, die recht doen aan

de behoeften van zowel de schrijver als de luisteraar/ lezer. De essentie van uw boodschap willen wij

erkennen en respecteren. Alle teksten worden door ons strikt vertrouwelijk behandeld.

Vanzelfsprekend is deze dienst voor zowel particulieren als zakelijke relaties bedoeld.

Voorbeeld:

Op woensdag l oktober jongstleden heb ik een bericht van XX ontvangen. De inhoud van het bericht geeft

aanleiding om je andermaal dringend te verzoeken zorgvuldig om te gaan met afspraken die van belang

zijn voor de organisatie en noodzakelijk zijn omdat het jongerenwerk van XX niet op het gewenst niveau functioneert. Volgens X is de bijeenkomst van de werkgroep van het project XX op verzoek van jou naar de betreffende datum verzet.

Ik hoop dat ik je niet hoef uit te leggen dat de gang van zaken zeer slecht is voor het imago van jouw

werkgever en voor het jongerenwerk van XX. Het is je blijkbaar ook niet ontgaan dat er op vele fronten

gewerkt wordt aan cultuurverandering en aan gedeelde opvattingen over normen en waarden binnen de organisatie. Ik verzoek je bij deze dan ook om zo spoedig moge!ijk schriftelijk en duidelijk aan mij door te geven waarom je de gemaakte afspraak niet bent nagekomen. Om te voorkomen dat dergelijke voorvallen

zich blijven herhalen, deel ik je bij deze mee dat deelname aan het project niet vrijblijvend is en dat er van

de medewerkers van XX, die daaraan deelnemen, wordt verwacht dat zij serieus omgaan met de afspraken

die van belang zijn voor realisatie van de gestelde doelen.

Ontwapend

Ik schrijf u deze brief omdat ik duidelijkheid nodig heb en daartoe een aantal zaken wil checken.

Woensdag 1 oktober jl. hoorde ik van XX dat jij niet aanwezig was op de bijeenkomst van de werkgroep van

het project XX. Klopt dat? Zo ja, wil je mij dan schriftelijk laten weten wat hiervan de reden was en hoe en wanneer jij je afgemeld hebt.

In het kader van de cultuurverandering zijn er doelen gesteld. Doelen om op diverse fronten veranderingen

tot stand te brengen. Daartoe is de inzet en bijdrage van ons allemaal nodig. Ben jij op de hoogte van die doelen? Zo niet, dan verzoek ik je contact met mij op te nemen voor het maken van een afspraak zodat ik jou op de hoogte kan brengen. Indien jij op de hoogte bent van de doelen, wil ik graag schriftelijk van je vernemen of jij je inzet en zo ja, op welke wijze jij jouw bijdrage levert.

Graag zie ik jouw antwoord uiterlijk …. tegemoet.